Logiciel de gestion des communications omnicanal

La communication est essentielle pour développer une relation client forte. Les marques et les entreprises qui traitent avec leurs clients d'une manière correcte, bien pensée et utile sont plus susceptibles de les satisfaire et de les fidéliser. Ainsi, si les entreprises veulent communiquer avec succès, cela signifie transmettre le bon message à leurs clients au bon moment et de la bonne manière. OMS-500 est la solution parfaite pour approcher vos clients de la manière la plus professionnelle et la plus personnelle possible, le tout de manière aussi automatique que possible.

OMS-500 : Logiciel flexible et intuitif pour la communication omni-canal

OMS-500 est un logiciel de gestion des communications omnicanal qui vous permet de traiter des communications clients de haute qualité, personnalisées et sécurisées. Grâce à OMS, vous serez en mesure de gérer entièrement la distribution de tous vos documents et communications et ces processus seront automatisés et centralisés en un seul flux de travail. Optimisez vos communications avec vos clients et améliorez leur satisfaction grâce à des messages personnalisés, des superpositions ou des pièces jointes. Les documents peuvent être récupérés à partir de différents systèmes de gestion. OMS-500 les traite et les envoie, par le canal préféré de votre client, grâce à l'automatisation complète des processus et à une distribution omni-canal.
OMS s'assure toujours que les bons documents et/ou communications sont envoyés à la bonne personne. Dans le cas d'envois physiques, OMS détermine quels documents doivent être placés dans quelle enveloppe, puis triera et regroupera les documents afin que plusieurs lettres soient envoyées au même destinataire dans une seule enveloppe.
Pour les petites comme pour les grandes entreprises, il est essentiel d'optimiser la communication avec les clients et de l'organiser aussi efficacement que possible. OMS-500 est la solution parfaite pour une communication rationalisée, efficace et personnelle qui peut être presque entièrement automatisée.
 
Personnalisez la communication avec votre client et assurez sa fidélité

Personnalisez la communication avec votre client et assurez sa fidélité

Livrez votre message au bon moment et par le bon canal. Placez des messages marketing personnalisés ou des codes de réduction personnels, utilisez des overlays ou ajoutez automatiquement des pièces jointes en fonction du client ou du contenu de vos documents.
Automatisez les processus et la distribution omni-canal

Automatisez les processus et la distribution omni-canal

Votre organisation dispose d'une solution puissante pour l'envoi numérique et physique de vos documents.
Réduction des risques grâce à la sécurité et à l'optimisation

Réduction des risques grâce à la sécurité et à l'optimisation

OMS-500 vous offre la sécurité en ajoutant des codes à barres à votre courrier. De cette façon, vous pouvez être sûr que le contenu complet sera envoyé au bon client. La traçabilité des documents garantit l'intégrité de la communication.
Facile à utiliser

Facile à utiliser

L'interface Web vous permet de créer toutes sortes de travaux et vous donne un aperçu en temps réel de l'état de vos documents, flux de travail et travaux. Le logiciel convivial OMS-500 a été développé pour les utilisateurs sans connaissances techniques et leur permet d'utiliser les données et d'enrichir les documents. Vos documents sont traités en plusieurs étapes ou à l'aide de workflows prédéfinis.
Croissance du chiffre d'affaires

Croissance du chiffre d'affaires

Un temps de réponse plus rapide de la part des clients peut générer des revenus supplémentaires.
Réduction des coûts

Réduction des coûts

Automatisez vos processus documentaires pour réduire vos coûts opérationnels. Grâce à une expédition efficace, vous pouvez également économiser sur les frais d'expédition et de personnel.

Caractéristiques de l'OMS-500

Efficacité opérationnelle
  • Performance élevée (jusqu’à 10 000 documents par minute)
  • Utilisation et configuration simples
  • Interface graphique conviviale
  • Gestion et automatisation intégrales du processus
  • Prend en charge les formats PDF, PCL, TNO, PostScript
Intégrité et sécurité
  • Gestion centralisée des documents
  • Contrôle maximal de la mise en page et de l'identité de l'entreprise
  • Gestion de documents multilingues
  • Distribution multicanal : impression, externalisation du courrier physique en Belgique et/ou à l'étranger, e-mail, e-mailing sécurisé, e-mailing recommandé, portail de livraison de documents, EDI-PEPPOL
  • Codes à barres de soutien : OMR, BCR, 2D
Optimisation du budget
  • Réduction des frais d'affranchissement grâce à la puissante fonction de regroupement, d'impression par lots, de triage et de fusion.
  • Modifier la configuration des workflows en temps réel sans aucune intervention de votre service informatique
  • Collecte de documents via vos systèmes d'affaires ERP/CRM
Canaux de diffusion

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Document Delivery Portal

Disponible en option, le portail de livraison numérique est un service payant d’expédition de documents sous format digital. Maîtrisez vos envois du bout des doigts grâce à la plateforme web sécurisée et entièrement personnalisable de Neopost. 

recommandé électronique

Envoi de recommandés électroniques : procédure, réglementation et coût

09/27/2017

Pour un envoi recommandé, vous deviez encore vous rendre chez Post Luxembourg jusqu’à il y a peu car un envoi recommandé signifiait automatiquement que vous deviez effectuer un envoi physique (par la poste donc). Dorénavant, il est possible d’envoyer un recommandé par voie numérique (par e-mail). L’envoi de recommandés électroniques revêt la même valeur juridique que l’envoi de recommandés par la poste. Et ce n’est pas le seul avantage de la numérisation du courrier.

Envoi de recommandés électroniques

Comment fonctionne réellement un envoi de recommandé électronique ? C’est très simple. Vous devez installer un plug-in spécifique dans votre messagerie ou acheter un logiciel sur mesure qui vous permet de procéder à la signature par e-mail. Cliquez sur l’option « courrier recommandé » et ajouter les éléments nécessaires : pièce jointe, description, coordonnées du destinataire…

Voilà, c’est prêt ! Vous pouvez désormais envoyer un recommandé électronique en toute sécurité.

Suivre l’envoi de recommandés électroniques ou par e-mail

L’un des grands avantages de l’envoi de recommandés électroniques est la possibilité de suivre avec exactitude le trajet du courrier.

Il est crucial de pouvoir suivre votre envoi qu’il s’agisse d’un recommandé électronique ou physique. Pour suivre votre envoi par la poste, vous recevez un code qui est lié à votre colis ou votre enveloppe. Lorsque vous indiquez le code dans le système de suivi et vous connaissez le statut de votre envoi.

Bien entendu, le suivi d’un courrier par e-mail se déroule beaucoup plus facilement. En utilisant le logiciel, vous pouvez par exemple définir si vous souhaitez recevoir une notification dès que l’e-mail est arrivé à destination. Vous avez également la possibilité d’ajouter un lien de téléchargement à votre envoi de recommandé électronique. Grâce à ce lien, vous savez immédiatement si le document a été téléchargé ou non.

Effectuer une signature électronique

Le recommandé électronique est loin d’être une simple version digitale d’un recommandé physique. Le logiciel de recommandé électronique permet de transférer des documents avec une signature électronique. Cela offre donc un large éventail de possibilités. Vous pouvez envoyer facilement par e-mail des contrats ou des virements qui nécessitent une signature.

Pourquoi privilégier l’envoi de recommandés électroniques ?

La question persiste : pourquoi devriez-vous abandonner l’envoi physique au profit de la version digitale ? Les raisons ne manquent pas. Un e-mail signé est conforme à la réglementation européenne 910/2014 pour l’identification et les transactions électroniques, et est reconnu par la loi (d’un point de vue juridique, vous avez le droit d’envoyer un recommandé électronique). Ce dernier est 100 % fiable, peut-être même plus qu’un envoi physique puisque vous êtes en mesure de savoir quand le destinataire a téléchargé le document (et pas simplement s’il l’a reçu ou pas). Enfin, il permet de réduire les frais : l’envoi de recommandés électroniques coûte jusqu’à 30 fois moins cher qu’un envoi par la poste.

Envoyez tous les courriers sortants via un seul système

Intégrez les e-mails signés dans un système de management output afin d’améliorer la communication avec vos clients. Découvrez comment cette opération fonctionne dans l’OMS-500 de Neopost. Vous souhaitez obtenir davantage de renseignements ? N’hésitez pas à nous contacter !

Output management software OMS-200

L’OMS-200 offre lassurance d’une intégrité de chaque enveloppe afin de pouvoir envoyer le bon message au bon destinataire. Il est aussi un outil indispensable pour automatiser la mise sous enveloppe de documents à pages variables selon le profil du destinataire.

réduire délai de paiement

Externaliser l’envoi des factures : réduisez au maximum les délais de paiement

10/06/2018

Certains clients paient toujours leurs factures en retard. Heureusement, vous pouvez raccourcir le délai de paiement de vos factures sans appeler d’huissier.

Certains clients paient systématiquement leurs factures en retard. D’autres paient à temps, mais prolongent le délai de paiement au maximum ; même si ce n’est pas à votre avantage, ils ont parfaitement le droit d’attendre le dernier moment pour vous verser l’argent. Enfin, il y a aussi ces clients qui oublient tout bonnement de vous payer après avoir égaré votre facture. Le problème ? En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez entre-temps payer vos collaborateurs, fournisseurs, l’administration fiscale, etc. Heureusement, il existe plusieurs solutions pour réduire au maximum le délai de paiement de vos clients. En voici un petit tour d’horizon.

Le client, pas toujours la source du problème

Lorsqu’il est question du paiement de factures, l’initiative doit venir de vos clients. Cependant, en cas de facture impayée, vous pouvez également être la source du problème. Tout commence par une bonne gestion de la facturation de votre part. Envisagez par exemple un système d’acompte et informez vos clients que les retards de paiement engendreront des frais supplémentaires qui leur seront comptés. Sachez également que vous n’êtes pas obligé d’accorder un délai de paiement de trente jours à vos clients. La loi prévoit uniquement un tel délai si vous n’en avez convenu aucun autre.

 

Envoyer vos factures aussi vite que possible

Soyez honnête l’espace d’un instant… Envoyez-vous réellement vos factures aussi vite que possible ? Les employés de votre service comptabilité apprécieront probablement d’envoyer toutes les factures en une fois à la fin de chaque mois, mais ce système est loin d’être idéal pour votre liquidité (d’autant plus si vous procédez aussi de la sorte pour vos rappels de facture). La meilleure manière d’accélérer votre facturation ? Externaliser l’ensemble du processus. Grâce à OMS-500, vous envoyez par exemple vos factures dès qu’elles sont générées.

 

Envoyer automatiquement vos factures via chaque canal de communication

Plutôt que d’imprimer, d’affranchir et d’envoyer vous-même vos factures, pourquoi ne pas laisser OMS-500 se charger de tout ? Le pilote d’impression virtuelle OMS-500 « imprime » vos factures dans le cloud et les envoie ensuite au centre de distribution Neopost, où elles sont imprimées, affranchies et transmises au centre de préparation du courrier qui se charge finalement de les envoyer. Mais il y a plus simple encore, puisque OMS-500 vous permet d’envoyer vos factures automatiquement par e-mail, SMS ou fax.

 

Autre atout : les factures que vous « imprimez » avec OMS-500 sont aussi sauvegardées automatiquement dans une archive numérique facile à gérer à l’aide d’une interface utilisateur pratique.

 

Envoyer vos rappels de paiement recommandés via OMS-500

Vous avez bien lu : les rappels de paiement peuvent eux aussi être externalisés avec OMS-500, y compris les rappels recommandés. Nul besoin de vous faire du souci en ce qui concerne la valeur juridique d’un tel document, puisque chaque document imprimé qui est traité par OMS-500 se voit attribuer un code d’identification unique de manière à recevoir une preuve de réception pour chaque enveloppe envoyée.

 

Vous préférez imprimer vous-même vos factures ?

Vos collaborateurs ont probablement d’autres tâches plus importantes à effectuer que de plier des factures et de les mettre sous pli, mais si vous souhaitez imprimer vos factures en interne, vous n’aurez d’autre choix que de leur confier cette tâche particulièrement chronophage… À moins, bien entendu, de la confier à une machine de mise sous pli pour travailler plus efficacement et réaliser de belles économies ! Même les employés les plus rapides ne parviendront pas à battre les machines Neopost, qui mettent vos factures sous pli jusqu’à dix fois plus vite.