supprimer le papier au bureau

Vous voulez supprimer le papier au bureau ? Commencez dès aujourd'hui !

01/28/2019

La voie vers un travail entièrement numérisé reste longue, mais faire passer votre entreprise au numérique vaut la peine. Commencez dès aujourd'hui avec ce plan.

Une entreprise exempte de tout papier semble être une utopie, mais c'est possible ! Le travail par voie numérique offre tellement d'avantages que vous serez vite convaincu(e) : vous travaillez avec plus d'efficacité, mais vous pouvez aussi partager des documents partout et à tout moment, tout en préservant l'environnement. En vous défaisant du papier, vous avez donc, sans le moindre doute, une longueur d'avance sur la concurrence. Mais par où commencer ? La transition vers une entreprise sans papier est souvent un travail de longue haleine, mais nous vous conseillons pour réussir ce changement étape par étape.

  

1.Travailler sans papier : n'attendez pas 

Il est déjà temps de réaliser votre première communication sans papier. Établissez clairement avec vos collaborateurs que plus aucun papier ne sera dorénavant utilisé pour de nouveaux documents. Scannez directement tout ce qui entre. Même le courrier entrant sera maintenant numérisé. Informez dès lors les fournisseurs de votre nouveau mode de fonctionnement sans papier et demandez-leur d'envoyer maintenant les factures en ligne. Beaucoup se feront un plaisir d'accéder à votre demande, vu que la facturation électronique offre de nombreux avantages.

 

Vous n'avez pas encore de logiciel adapté pour numériser et répartir votre courrier entrant ? Découvrez alors vite le système Neotrax de Neopost, d'une efficacité redoutable. Il vous permet de convertir tous vos documents financiers (bons de commande, ordres d'achat, bons de livraison, factures, etc.) dans un seul dossier que vous pouvez facilement consulter depuis votre propre système administratif.

 

2.Numérisez vos archives 

La deuxième étape nécessite un peu plus de temps et d'efforts, mais il est indispensable de numériser vos archives actuelles. Investissez dans un scanner de qualité et établissez que chaque document sera enregistré comme PDF. Le PDF est le format de document le plus utilisé, qui peut être lu sur tous les ordinateurs.

 

La numérisation de vos archives prendra pas mal de temps, mais vous le récupérerez largement à l'avenir. D'autant plus si vous stockez tout de manière structurée dans un environnement cloud afin de pouvoir retrouver les documents avec une grande facilité. N'hésitez pas à procéder de manière sélective et faites un grand nettoyage. Demandez-vous systématiquement : « Faut-il vraiment garder ce document et est-il donc utile de le numériser ? »

 

3.Mettez tout le monde au courant

Tous vos collaborateurs ne passeront pas à un travail entièrement sans papier à la même vitesse. Il n'est en effet pas toujours évident de se familiariser avec les nouveaux systèmes numériques. N'hésitez pas à organiser une séance d'information pour toute l'entreprise. Réalisez au préalable une liste de mesures ou un manuel (électronique) et partagez-en le lien avec vos collaborateurs afin que chacun puisse retrouver les informations à tout moment. Il est indispensable que tout le monde se familiarise au système sans papier !

 

Passer au système sans papier prend du temps 

Vous venez déjà de faire un premier grand pas vers une entreprise sans papier, mais sachez que la transition complète prendra du temps. Tout le monde ne suivra pas d'emblée vos idées. Ainsi, certains clients voudront toujours une facture sur papier. Faites dès lors un plan réaliste pour vous-même, dans lequel vous planifierez chaque nouvelle étape de manière concrète. Mettez par exemple la numérisation des nouveaux documents au programme. C'est la seule manière d'obtenir des actions concrètes.