Soyez précis dans vos dépenses d'affranchissement !

Soyez précis dans vos dépenses d'affranchissement !

08/27/2018

La gestion des coûts est vitale pour l’entreprise. Chaque activité génère un coût. Quel que soit son montant, s’il augmente fortement, ce coût risque d’éroder les résultats de l’entreprise .  

Qu’est-ce qu'un coût opérationnel ?

Les coûts opérationnels se définissent souvent à travers les catégories suivantes :

• Coûts variables – ils varient selon le volume de production, par ex. lorsque les commandes fournisseurs augmentent afin de pouvoir produire un volume plus important de commandes clients
• Coûts fixes – ils restent constants, indépendamment de la production, par ex. le loyer des bureaux et les salaires
• Coûts directs – il s'agit des coûts générés par les processus rattachés à un produit ou un service spécifique
• Coûts indirects – il s'agit des coûts n’étant pas liés à un produit ou un service en particulier. Par exemple l’amortissement ou les dépenses administratives. 

Pourquoi le courrier physique reste un canal de communication important

Toutes les entreprises communiquent avec leurs clients et leurs parties prenantes à travers différents canaux. Alors que les outils de communication numériques se sont progressivement imposés ces dix dernières années, les courriers physiques restent un moyen de communication précieux. De nombreux clients préfèrent le côté concret de la correspondance physique, et ce canal peut également se révéler être le plus adapté pour atteindre certaines catégories démographiques. Même Facebook – connu dans le monde entier pour son innovation digitale – a récemment lancé un magazine papier pour s'adresser aux cadres supérieurs.   

Les machines d’affranchissement permettent de suivre les coûts et de gagner en efficacité 

La façon dont les entreprises gèrent la distribution de leur courrier sortant peut avoir un impact significatif sur leurs ressources. Un processus manuel signifie que des timbres autocollants prépayés doivent être apposés sur chaque courrier. Cette tâche est chronophage, et devient d’autant plus pénible lorsque le volume de courriers augmente. En conséquence, il se peut que les courriers ne soient pas timbrés correctement et qu'ils n’arrivent pas à leur destination, ou bien que les entreprises surpayent leurs envois de courriers. Par ailleurs, l’achat de timbres requiert souvent qu’un collaborateur se déplace physiquement pour les récupérer, ce qui mobilise encore une ressource. Ces facteurs compliquent le suivi et la maîtrise des coûts  d’affranchissement.

L’acquisition d’une machine d’affranchissement est une manière relativement simple de gérer ces coûts. Les utilisateurs passent l’enveloppe ou l’étiquette d’affranchissement à travers une machine, qui timbre le courrier selon le tarif d’affranchissement précisément calculé. Des balances intégrées garantissent exactitude de l’affranchissement, et permettent ainsi d’éviter les surcoûts. En outre, les tarifs d’affranchissement sont souvent moins chers que les timbres, et les entreprises postales locales – telles que le Royal Mail au Royaume-Uni ou La Poste en France – offrent des services spécialisés d’affranchissement permettant de réduire encore les coûts. Un autre avantage est que les utilisateurs ne perdent plus de temps à faire la queue au bureau de poste. Les machines d’affranchissement permettent également aux entreprises de déterminer facilement les coûts générés par des tâches spécifiques ou des départements, et de pouvoir calculer les frais postaux directs découlant d’un processus particulier.