Gestion du courrier sortant : 8 raisons de passer au digital

Gestion du courrier sortant : 8 raisons de passer au digital

07/09/2018

Les entreprises communiquent avec leurs clients à travers une multitude de canaux. Gérer ces derniers individuellement peut se révéler coûteux aussi bien en termes de temps que d’argent. Dans cet article, nous vous diront comment le digital peut vous aider.

De nombreuses entreprises construisent leurs canaux de communication au fil du temps ; elles commencent, par exemple, avec des supports print puis passent à l’emailing et ajoutent les réseaux sociaux par la suite. Cette progression naturelle peut faire surgir des processus distincts utilisés selon le canal de communication (tel que les supports print et les e-mails) et le type de communication (ex. : marketing; facturation). 

Grâce à la digitalisation, les entreprises peuvent centraliser et automatiser certains aspects de la gestion du courrier sortant en réunissant les étapes de préparation et de diffusion des communications en un même lieu, assurant un traitement efficace, pratique et cohérent. Cette approche possède de nombreux avantages. Voici les huit raisons qui font la différence :

  1. Communication multicanal – Les clients interagissent avec les entreprises à travers une palette de canaux physiques et digitaux. Dans l’idéal, les entreprises communiquent elles aussi systématiquement et facilement via tous ces canaux. La gestion automatique des e-mails peut être utile car elle permet de rassembler des données depuis différentes sources au sein de l’entreprise et de diffuser chaque communication via le bon canal. Cette solution est idéale pour les entreprises qui comprennent les avantages d'une stratégie de communication multicanal et ont besoin d’un moyen efficace pour mettre en œuvre cette stratégie. 
  2. Personnalisation – Les clients s’attendent à ce que les entreprises les connaissent et communiquent avec eux de façon personnalisée. Ce type de communication est plus facile à réaliser lorsque les processus sont automatisés que lorsque les messages sont écrits manuellement : en effet, tous les documents doivent alors être modifiés individuellement et reformatés de façon à s’adapter aux différents canaux.
  3. Satisfaire les préférences des clients – Grâce à une solution de communication multicanal efficace, les entreprises offrent à leurs clients la possibilité de choisir par quel moyen ils souhaitent être contactés ; chaque communication peut ainsi être envoyée selon leur mode de communication favori, ce qui permet d’améliorer la satisfaction client.
  4. Réduction des erreurs – Lorsque des processus distincts pour chaque canal sont utilisés pour mobiliser des données depuis différentes sources au sein de l’entreprise, des erreurs peuvent s’immiscer dans les communications. Un outil unique de gestion des communications permet un meilleur contrôle des processus et assure l’exactitude et la cohérence des messages. 
  5. Transparence – Avec un outil de communication centralisé, tous les intervenants ont accès au statut des communications clients. 
  6.  Gain de temps – Une solution centralisée de gestion des e-mails peut s’avérer un réel gain de temps pour votre entreprise au moment de la préparation et de la diffusion des communications.
  7. Réduction des coûts – La réduction des coûts peut intervenir de plusieurs façons : l’utilisation adéquate des e-mails à la place de courriers permet de réduire les frais d’impression et d’affranchissement, et les documents imprimés destinés au même client peuvent plus facilement être regroupés afin de réduire les coûts d’affranchissement inutiles.
  8. Stimulation de la croissance du chiffre d’affaires – Cela résulte de l’association de tous les avantages qu’offre cette solution. On peut imaginer que si les clients reçoivent des devis plus rapidement sur leur canal de communication favori, cela permettra d’accroître l’activité de l’entreprise tout en garantissant une meilleure satisfaction client ; de même, émettre les factures rapidement permettra à l’entreprise d'améliorer sa trésorerie plus vite.