Comment renforcer la sécurité de vos communications sortantes

Comment renforcer la sécurité de vos communications sortantes

10/08/2018

Les erreurs commises dans le cadre de communications professionnelles peuvent coûter cher, et peuvent entraîner des problèmes de sécurité. Un courrier promotionnel n’atteint pas son destinataire ? Vous avez dépensé inutilement de l’argent. Un client reçoit la mauvaise information sur un produit ? Votre relation pourrait en pâtir. Si une information sensible se retrouve dans la mauvaise enveloppe, vous risquez d’enfreindre la confidentialité de ces données et de subir de lourdes conséquences.

En optant pour le traitement manuel des communications (création, compilation, diffusion...), les entreprises doivent faire face à des processus fastidieux, propices aux erreurs, qui peuvent avoir des répercussions d’autant plus graves lorsque les enjeux sont importants. Il est indispensable de garantir la fiabilité de vos communications professionnelles et d’assurer leur livraison en toute sécurité. Les entreprises doivent être en mesure de garantir que leurs documents sont envoyés aux bons destinataires. Afin d'éviter toute erreur, le processus de gestion doit être irréprochable. Pour garantir la sécurité des communications sortantes, il est nécessaire de revoir vos procédures de communication et de mettre en place des solutions digitales. Cela permettra d'assurer un suivi rigoureux et de générer des rapports fiables.

Intégrité des communications

Pour garantir aux entreprises que chaque message atteint bien son destinataire, les outils en place doivent déterminer précisément quel document insérer dans quelle enveloppe. La preuve de livraison et le suivi de l'activité sont également essentiels pour assurer l'intégrité du processus. Un logiciel de gestion du courrier sortant est la solution idéale : il trie, rassemble les documents par destinataire et sécurise le contenu de chaque courrier grâce à l'utilisation de codes-barres intelligents.

Une solution digitale pour sécuriser le contenu de vos documents

En délaissant les processus manuels au profit de solutions digitales automatisées, les entreprises bénéficient de deux fonctionnalités de suivi clés, leur permettant ainsi de renforcer la sécurité de leurs documents sortants :
- Les codes-barres intelligents : un code-barres (ou toute autre marque optique) est ajouté à chaque courrier. Ces marques sont « lues » par la plieuse-inséreuse pour contrôler la correspondance entre un document et son enveloppe.
- Les signatures électroniques : elles apportent la preuve que les destinataires ont bien reçu leur courrier. Que ce soit pour des raisons de confidentialité des données ou de satisfaction client, il est primordial que les entreprises sécurisent le contenu de leurs courriers. Grâce à l’automatisation et à la digitalisation de leurs processus, elles peuvent ainsi vérifier quel document va dans quelle enveloppe, suivre l’acheminement des courriers et plus généralement, renforcer la sécurité de leurs communications sortantes.