Comment adapter votre gestion du courrier à la demande croissante en période de vacances

Comment adapter votre gestion du courrier à la demande croissante en période de vacances

11/26/2018

Les vacances sont généralement synonymes de charge de travail dans la salle de courriers. En plus des volumes habituels de communications à expédier, les équipes reçoivent également des lots supplémentaires de colis et de courriers entrants et sortants à traiter. Durant les périodes de vacances, les entreprises doivent relever un véritable défi : expédier rapidement les courriers sortants, alors même que l'effectif est réduit. Conséquence ? La charge de travail augmente tandis que les ressources disponibles diminuent.

La mise sous pli est une tâche fastidieuse qui risque de compromettre les délais d’expédition des courriers. Si le personnel doit gérer manuellement la mise sous pli, l'insertion et l'affranchissement des courriers, l’ensemble du processus d’expédition peut s'avérer particulièrement lent. 

Passer moins de temps à préparer le courrier sortant

La machine de mise sous pli automatise le processus de bout en bout pour une gestion plus rapide des courriers sortants. Elle plie et insère le courrier avant de fermer les enveloppes et de les affranchir. Par rapport au travail manuel, ce processus est d'une rapidité incontestable.  

Cette solution permet également d’améliorer de façon significative l’exactitude et la sécurité du courrier grâce au logiciel de gestion du courrier sortant et à la lecture intelligente de codes-barres. Elle garantit ainsi que la bonne personne reçoive le bon document.  

Adapter l'outil à la tâche

Une machine de mise sous pli permet à l’entreprise de :

  • Gagner du temps : la machine est bien plus rapide que le personnel pour plier et mettre sous pli les documents. Les collaborateurs peuvent ainsi utiliser ce temps libre pour se focaliser sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Gérer les volumes croissants de courriers : cette flexibilité est particulièrement utile dans les périodes d'activité plus intenses, comme par exemple les vacances, lorsque le personnel est en sous-effectif pour préparer les courriers. Capable de s'adapter, la plieuse-inséreuse vous permet de maintenir le rythme de mise sous pli et donc d'expédition, même si le volume de courriers sortants augmente.
  • Préserver la sécurité et l'intégrité des processus de gestion du courrier : la machine peut fonctionner avec un logiciel de gestion du courrier et une solution de lecture intelligente des codes-barres, afin de garantir que le bon document est toujours envoyé au bon destinataire. 

La plieuse-inséreuse est un incontournable pour les entreprises qui traitent régulièrement des volumes de courriers sortants importants. Elle est la solution idéale en cas de pics d’activité, notamment pendant les vacances. En libérant le personnel des tâches manuelles de pliage et d’insertion, qui s'avèrent souvent fastidieuses et propices aux erreurs, les entreprises permettent ainsi à leurs collaborateurs de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.