À quel moment une donnée utile peut nuire à votre activité ?

À quel moment une donnée utile peut nuire à votre activité ?

09/24/2018

Gestion des données, Logiciel de gestion des documents, Plateforme de gestion des données, Solutions adaptées aux entreprises de petite taille, Création automatisée de documents

Les entreprises collectent et traitent des données en permanence. Elle doivent maintenir un certain niveau d'attention pour garantir une gestion des données de haute qualité. Une information inexacte, incomplète ou fausse peut avoir de lourdes conséquences, comme par exemple une mauvaise expérience client, voire une perte de ventes. Si les données relatives à un prospect ne sont pas de bonne qualité, les entreprises peuvent perdre un temps précieux et beaucoup d'argent sur des campagnes marketing dont les chances de réussite sont limitées. Malgré cela, de nombreuses sociétés continuent de gérer manuellement leurs données en utilisant différents outils, tels que des feuilles de calcul Excel ou encore des bases de données individuelles, ne pouvant pas apporter une vision d'ensemble exacte pour chaque client ou dossier.

La mise à jour manuelle des dossiers représente un réel défi

Si les données n'ont pas été vérifiées en amont, leur saisie peut être incorrecte dès le début. Sans une bonne stratégie de gestion des données, les dossiers ne seront pas maintenus à jour et seront erronés. Des changements se produisent en permanence – les clients montent en gamme avec de nouveaux produits, déménagent, changent d'adresse e-mail et résilient leurs contrats. Une donnée qui aura été utile à un moment donné peut alors devenir incorrecte et avoir, le cas échéant, des conséquences sur les résultats de l'entreprise. Les données de mauvaise qualité coûtent à l'économie américaine 3,1 milliards de dollars, ce qui représente un montant considérable. Quant au Royaume-Uni, la note s'élève à 6 % des revenus annuels des entreprises.
Les données erronées induisent des coûts cachés, notamment en mobilisant des équipes pour démêler et « nettoyer » les nombreuses bases de données. Elles entrainent également des coûts directs, tels que des dépenses inutiles générées par des campagnes marketing ciblées de manière inefficace. D'après le service postal canadien, chaque année, 140 millions de courriers ne sont pas distribués à leurs destinataires à cause d'une adresse incorrecte. Cela représente une perte d'argent significative et un grand nombre d'opportunités manquées.

3 étapes clés pour une gestion efficace de vos données

Il existe trois façons pour les entreprises de pouvoir garantir que leurs activités commerciales s'appuient sur des données de qualité :
1. Vérifier les nouvelles données : procédez à une vérification automatique des adresses et standardisez les champs de données pour créer des dossiers de façon plus pertinente. En utilisant un format cohérent, il sera plus facile pour les processus automatisés d'accéder et d'utiliser l'information.
2. Définir une politique et une stratégie claires de gestion des données : il ne s'agit pas seulement d'adopter de bonnes pratiques commerciales, mais également de respecter les différentes réglementations relatives aux données. Il faut clairement désigner une personne en charge de la protection et de la mise à jour des données.
3. Centraliser les dossiers : une vue centralisée et claire de chaque client permet d'enrichir les interactions entre les différents services (commercial, marketing, etc.). Centraliser les données contribue également à réduire le nombre de dossiers incohérents ou incomplets, et vient appuyer les outils de communication digitale dans l'automatisation de la création de supports marketing, qu'ils soient communiqués par voie papier ou numérique.