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Numérisation de vos factures entrantes : attendez le bon moment !

02/04/2019

Le début d’un nouvel exercice comptable approche, l’occasion pour votre entreprise de passer aux factures numériques ! Mais est-ce vraiment une bonne idée ?

 

De nombreuses entreprises retardent leur migration vers un processus de numérisation de leurs factures entrantes. Même quand elles sont persuadées de l’utilité du passage du papier au numérique, elles hésitent à propos du moment le plus opportun à sauter le pas. Et lorsque certaines se décident, elles choisissent bien souvent un 1er janvier comme date de changement. Mais est-ce une sage décision de commencer un nouvel exercice comptable avec un passage au numérique ? Oui… et non.

1er janvier : période la plus chargée pour passer au numérique

N’importe quel département comptabilité vous le dira : janvier est un mois particulièrement chargé et intense. La clôture d’une année fiscale est une procédure qui demande minutie durant une période où de nombreux collègues profitent encore de quelques jours de congé. Nous comprenons que vous vouliez commencer votre exercice comptable en beauté en troquant votre facturation papier pour un système numérique, mais demandez-vous tout de même s’il est bien avisé de procéder à un aussi grand changement au moment le plus intense de l’année. Vous êtes fermement résolu à sauter le pas à partir du 1er janvier ? Nous vous conseillons dès lors de commencer votre transition vers le numérique au mois de novembre.

Intégration et transition

La mise en place d’un système de facturation numérique est une étape chronophage à laquelle s’ajoute une période transition pour les collaborateurs qui devront utiliser le système. La durée de cette période dépend naturellement du nombre de collègues à former. Vous devez également tenir compte des différents départements et sites qui devront s’accorder. Ce point dépend également de votre système actuel de facturation. Il y a également de fortes chances qu’ensuite vos collaborateurs devront numériser et télécharger d’anciennes factures papier sur la nouvelle plateforme technologiqueafin de rattraper les retards et de se familiariser avec le nouveau système.

 

Le saviez-vous ? Grâce à Neotrax, vous êtes en mesure de numériser votre courrier plus facilement. Ce système pratique indexe automatiquement vos factures via son système OCR, Optical Character Recoginition, sauf si vous décidez de ne pas activer cette option et préférez trier vos factures à la main. Dès que vous enregistrez vos factures électroniquement, tous vos collaborateurs peuvent les retrouver à tout moment et en quelques clics. En outre, grâce à Neotrax vous pourrez implémenter un processus de validation interne des factures.

Factures numériques encore peu répandues

Recevez-vous déjà de nombreuses factures numériques, ou bien se font-elles encore rares ? L’un ou l’autre cas ne doit pas influencer votre décision de numériser vos factures. Les nombreux avantages d’un système de facturation numérique sont plutôt évidents, qu’importe si vos clients ou fournisseurs vous emboîtent ou non le pas. Après tout, pourquoi seraient-ils les premiers à vous envoyer des factures numériques, si vous-même n’avez pas de système de facturation numérique ? Bref, c’est la question de l’œuf et de la poule.

« Nous aurions dû déjà le faire! »

Désolé de vous l’apprendre, mais le moment idéal pour passer à la facturation numérique n’existe pas. Si vous demandez aux entreprises si elles ont déjà entamé le processus de numérisation, elles vous répondront à chaque fois : « Nous aurions dû déjà le faire ! » La même réponse que les collaborateurs de votre service comptabilité, alors qu’ils cherchent une énième facture qui aura atterri dans la mauvaise farde. Ne vous concentrez donc pas trop sur le début d’un nouvel exercice comptable pour passer du papier au numérique. Consultez plutôt avec vos collaborateurs pour connaître la période la moins chargée de l’année pour (apprendre à) mettre définitivement en place le nouveau système.

 

Pour résumer, nous vous conseillons de choisir un moment de l’année où vos collègues peuvent se consacrer exclusivement à ce nouveau système de numérisation de factures. Vous remarquerez ensuite que le reste suivra naturellement.