Conserver les factures au format numérique avec Neotrax

Comment conserver vos factures au format numérique ? Découvrez Neotrax

04/30/2019

Vous avez le sentiment de crouler petit à petit sous une montagne de papiers ? Vous perdez souvent du temps à rechercher des documents importants ? Ou vous ne retrouvez tout simplement plus vos factures ? Il est donc urgent de miser sur la numérisation ! La conservation numérique de vos documents présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Et en plus, l'utilisation de Neotrax est simple et rapide : votre solution pour la gestion de documents.

Conserver les factures au format numérique avec Neotrax

Neotrax est une solution de numérisation, d'archivage, de partage et de navigation qui vous permet de conserver tous vos documents au format numérique. Le logiciel est entre autres idéal pour gérer vos factures électroniquement, de manière complète et peu coûteuse conformément aux prescriptions légales. Cette solution flexible a été spécialement développée pour les PME (avec un tarif adapté).

Le flux de travail de Neotrax

Neotrax est boosté par le logiciel iGuana iDM. La saisie des documents se fait très simplement : numérisez d'abord tous vos documents papier. Le logiciel reconnaîtra automatiquement le type de document grâce à l'OCR et archivera le document. Vous pouvez ensuite immédiatement enregistrer le fichier et le partager avec d'autres personnes. Un flux de travail clair permet ensuite de diviser votre document, de faire approuver les parties et de les partager. Enfin, vous pouvez utiliser Neotrax pour archiver des formulaires et les rechercher à nouveau à l'aide du numéro de facture, du fournisseur, du nom du fichier, etc. La recherche se fait rapidement et facilement grâce à l'interface utilisateur ou grâce à des systèmes existants comme ERP, CRM ou HR.

Les avantages de Neotrax

Grâce à ce logiciel, vous perdez moins de temps pour l'administration, ce qui vous permet de faire d'importantes économies sur les frais de personnel. Avec Neotrax, les documents sont désormais disponibles partout et à tout moment, ce qui accroît considérablement l'efficacité et la productivité de votre entreprise. Perdre vos factures de vue ? C'est désormais de l'histoire ancienne avec Neotrax.

Neotrax peut gérer toutes sortes de documents, qu'il s'agisse de fichiers PDF, Word, Excel ou PowerPoint. Même des « images » de tout type telles que photos, plans de construction, etc. peuvent être numérisées et archivées en toute sécurité. Vous rassemblez toutes sortes de documents de différentes sources dans un seul lieu bien ordonné. Quelques secondes suffisent pour retrouver votre document et vous n'avez plus à vous rappeler où vous avez enregistré telle version. Par ailleurs, vos collaborateurs ont accès aux fichiers à partir de n'importe quel appareil. Vous pouvez même consulter vos factures sur votre smartphone.

Avec Neotrax, vous pouvez en outre rationaliser très facilement tous les processus de votre entreprise. Des éléments tels que contrats, dossiers RH et processus créditeur sont ainsi faciles à gérer. Comme vous pouvez tout suivre avec précision, le risque de non-respect du processus de gestion des documents est moindre.

Sécuriser les documents avec Neotrax

Neotrax lutte de toutes les manières possibles contre les utilisations abusives des documents. Des processus d'archivage infalsifiables sont exécutés automatiquement et seules les personnes compétentes ont accès aux fichiers sécurisés. Neotrax utilise également des trajectoires de contrôle détaillées et des formats conteneurs pour enregistrer les documents numériques et les métadonnées. Tous les documents peuvent être consultés au format TIFF ou JPEG de manière à ce que personne ne puisse les modifier. Plusieurs méthodes de cryptage garantissent également la sécurité de tous vos documents. Enfin, Neotrax applique des algorithmes de hachage et utilise le système de la technologie Blockchain. Vous avez ainsi la certitude de pouvoir utiliser ce logiciel partout et à tout moment.

Vous voulez désormais conserver les factures de votre entreprise au format numérique ? Contactez-nous sans engagement pour obtenir de plus amples renseignements sur Neotrax.