validation des factures

La validation électronique des factures

08/09/2017

Vous consacrez bien plus de temps à la gestion des paiements que vous ne le voudriez ? Les tâches fastidieuses liées au traitement des documents papier vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel ? Heureusement, il existe des solutions pour améliorer ce processus. Grâce à la validation électronique des factures de Neotrax, vous gagnez du temps et de l’argent ! Découvrez-en les principaux avantages dans cet article.

Pour éviter d’utiliser du papier ?

Les factures et le papier sont indissociables. Toutefois, les documents papier compliquent le travail et engendrent des frais supplémentaires. Parmi leurs inconvénients, citons :

  • Le stockage des documents qui prennent beaucoup de place.
  • Vous devez partager une facture avec un client ou un collègue ? Vous devez alors la scanner pour l’envoyer par e-mail ou la lui déposer en personne.
  • La version papier d’un audit est bien plus complexe à réaliser.
  • Vous avez plus de risque d’égarer des documents importants. Le papier requiert une organisation minutieuse.
  • Il n’est pas possible de réaliser un suivi ou d’automatiser des documents papier. Vous ne pouvez donc pas obtenir un aperçu clair des données les plus récentes.

Au-delà de toutes ces difficultés, la gestion de factures papier vous coûte un temps précieux. Après réception des factures, celles-ci doivent en effet être intégrées dans un système ERP et circuler pour obtenir validation. Avant que les factures ne soient définitivement validées et envoyées, il peut donc s’écouler 10 jours ouvrables. Cela doit (et peut) se dérouler plus rapidement.

La validation électronique des factures

Heureusement, la validation des factures n’est pas toujours un travail de titan. Comment le faciliter ? Il suffit d’opter pour la numérisation. Neotrax est un logiciel intelligent qui vous permet de conserver toutes les factures dans un seul système. C’est ce qu’on appelle l’invoice validation, ou validation électronique des factures. Pratique si vous souhaitez toujours obtenir un aperçu clair des paiements.

Comment fonctionne le logiciel de numérisation Neotrax ?

Que vous receviez des factures papier ou numériques, vous pouvez toutes les intégrer en ligne avec Neotrax. Les documents papier sont numérisés avec un scanner que nous pouvons vous fournir et sont ensuite indexés en ligne.

Le logiciel s’occupe également de la validation des factures, de manière électronique si nécessaire. Vous choisissez les conditions de validation qui doivent être respectées et la personne responsable de valider la facture en fin de processus. Vous savez ainsi parfaitement où les documents se trouvent et vous pouvez les consulter où et quand vous le souhaitez. Saviez-vous que vous pouvez connecter Neotrax à votre propre logiciel de comptabilité ? Vous retrouverez tous les documents en un tournemain.

Diminution des coûts d’archivage

Traiter les factures numériques vous offre de nombreux avantages, tels que :

  • Une rapidité du processus de facturation, de l’indexation à l’archivage.
  • Aucun risque d’égarer les documents.
  • Vous pouvez consulter les factures facilement dans une banque de données en quelques clics seulement.
  • Vos employés peuvent gagner du temps, et par conséquent se focaliser sur des tâches plus importantes.
  • Grâce à l’intégration dans votre propre logiciel de comptabilité et ERP, vous bénéficiez d’une grande facilité d’utilisation.

Facile et rapide, la validation électronique des factures porte également ses fruits à long terme sur le plan financier. En effet, un gain de temps va toujours de pair avec un gain d’argent !