Un traitement numérique des factures pour favoriser votre croissance

03/17/2017

L’envoi numérique de vos factures peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent à votre PME, mais le traitement numérique des factures entrantes influence aussi positivement l’efficacité et l’emploi du temps au sein de votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons comment numériser facilement vos documents entrants et rationnaliser vos processus.

Réaliser des économies dans une PME : difficile, mais nécessaire

Chaque PME a des ambitions et des objectifs. La croissance est au cœur de toutes les préoccupations. Toutefois, des économies doivent parfois être réalisées pour que la gestion de l’entreprise reste efficace. Mais il n’est pas facile d’économiser dans une PME. Mieux vaut ne pas couper dans le budget du personnel ni dans celui réservé au matériel. La majorité des PME ont plutôt intérêt à supprimer les processus inefficaces qui prennent plus de temps que nécessaire. De cette manière, elles travailleront mieux et plus rapidement, sans compromettre les possibilités de croissance. En outre, la satisfaction sur le lieu de travail augmentera grâce à un fonctionnement plus efficace.

Les avantages du traitement numérique des factures

Le traitement numérique des factures peut contribuer considérablement aux efforts d’économie de votre entreprise. Nous ne parlons pas ici d’e-facturation (l’envoi électronique de factures) mais du traitement des factures, lors duquel les factures entrantes sont directement numérisées et intégrées dans le bon logiciel.

Les avantages du traitement numérique des factures sont légion. Tout d’abord, vous créez un processus fiable. Vous ne perdez plus aucun bon de commande, bon de livraison ni aucune facture, et beaucoup moins d’erreurs se glissent dans le système. Étant donné qu’une facture perdue peut vite occasionner des frais supplémentaires, vous réalisez dans tous les cas un gain de temps grâce à cette optimalisation.

La rationalisation de ce processus a un impact sur tous les collaborateurs. Ils ne doivent plus se plonger dans les archives physiques pour retrouver une ancienne facture, mais peuvent consulter tous les documents de manière centralisée. Dans un système de logiciel intelligent, tous les fichiers d’un projet et d’un client commun se retrouvent dans le même dossier. Il est donc beaucoup plus facile de garder une vue d’ensemble.

La plus grande opportunité d’économie ? Une intégration intelligente avec le système de comptabilité. Si votre PME se lance dans le traitement numérique des factures, vous devez vous assurer que les documents scannés soient directement inclus dans l’outil de comptabilité. Vos collaborateurs ne doivent plus jongler entre plusieurs applications et voient directement, dans une seule fenêtre, toutes les données utiles.

Enfin, cette optimalisation permet un paiement plus rapide. Au premier abord, ce résultat ne ressemble pas à une économie (votre cashflow en souffrirait), mais si vous adoptez une approche judicieuse, cela peut être le cas. Les fournisseurs apprécient grandement d’être payés à temps. Un workflow fiable, qui vous permet d’indiquer précisément le délai qui s’écoule entre la réception de la facture et le paiement effectif, est la clé pour améliorer la relation avec vos fournisseurs. En outre, en tant que payeur rapide, vous pouvez souvent négocier des réductions.

Traiter directement les factures entrantes avec Neotrax

Pour le traitement des factures numériques, vous pouvez utiliser Neotrax, une solution logicielle intelligente à la mesure des PME qui prend en charge le traitement numérique des factures de A à Z. Les factures que vous recevez sous forme physique, peuvent être numérisées avec le scanner fourni. Tous les documents sont indexés et directement intégrés dans votre CRM ou application comptable. Vous pouvez consulter toutes les données de manière centralisée dans un seul système.

Mais Neotrax offre encore d’autres avantages. Si vous le souhaitez, vous pouvez distribuer la facturation via le module d’approbation. Vous déterminez vos propres workflows et règles de validation, pour que chaque document se retrouve dans la bonne boîte de réception. Les validations sont enregistrées numériquement dans un journal de bord par document. Chaque validateur peut approuver, refuser, ajouter un commentaire ou même figer une facture. Par ce processus de numérisation, vous accélérez fortement votre processus de paiement.