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Quelles sont les obligations légales pour archiver des documents ?

09/13/2017

En tant qu’entreprise, vous n’y échapperez pas : les documents importants doivent être conservés dans un endroit sûr afin de pouvoir les consulter et vérifier des points précis. Ces documents permettront de résoudre les conflits éventuels ou serviront comme preuve de paiement de vos impôts. Mais quelles sont les exigences légales pour archiver des documents et des factures sous format papier ou numérique ?

Obligations légales pour archiver des documents en entreprise

En tant que société, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents pendant plusieurs années. La durée légale précise varie selon la législation ou simplement selon les conventions. Dans tous les cas, vous avez intérêt à archiver vos documents d’entreprise suffisamment longtemps :

  • Documents comptables et fiscaux : 10 ans minimum. Il est essentiel de conserver vos livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration. En tant qu’entreprise, vous êtes également tenu de fournir à l’inspecteur des impôts toute information et document relatifs aux obligations fiscales de tiers.
  • Factures : 10 ans minimum. Une entreprise est dans l’obligation de tenir des registres mentionnant les livraisons ou acquisitions de biens ou de services, toutes les importations et exportations. Il est généralement obligatoire de conserver vos factures incluant la T.V.A. comme preuve de ce que vous avez payé par le passé ou des sommes que l’on vous doit.
  • Documents relatifs à la propriété de biens immobiliers : 20 ans minimum. Chiffre basé sur le délai de prescription en matière immobilière.
  • Documents relatifs aux salaires : 10 ans selon la règle générale (impôts, sécurité sociale, bulletins de paie, rémunération des heures supplémentaires, primes, remboursement de frais, avantages en nature).
  • Documents d’assurance : 10 ans. Les polices d’assurance doivent être conservées 10 ans à compter de leur date de résiliation.
  • Dossiers juridiques : 5 ans pour les contrats de prestation de services par des avocats, 10 ans pour les autres prestataires (comptables, notaires, architectes, courtiers…).

Existe-t-il d’autres règles pour l’archivage numérique ?

Tous ces documents s’accumulent en quantités impressionnantes, et vous devrez les conserver pendant des mois, voire des années. Pour les petites comme pour les grandes entreprises, archiver des documents entraîne donc des frais considérables.

Heureusement, il est tout à fait légal de conserver vos documents importants sous forme numérique. Vous avez donc le choix de dire adieu au papier ou de numériser vos documents imprimés avant de les archiver, pour éviter d’entretenir des archives physiques. Vous pouvez aussi imprimer vos documents numériques et les conserver, mais évidemment, cela n’est pas conseillé.

Bien sûr, ces archives numériques sont assorties de conditions. La plus importante : vous devez être capable de prouver l’authenticité des documents archivés. En d’autres termes, la provenance des documents doit être limpide et le contenu ne peut en être modifié. En adoptant le bon logiciel, il vous sera très facile de mettre en place une archive numérique qui répond à toutes les exigences en matière d’authenticité, de sécurité et d’unicité. Un tel logiciel numérise les documents avec précision et les crypte de manière intelligente. Si vous choisissez cette méthode pour conserver vos factures, vos déclarations d’impôts et vos autres documents, vous remplirez pleinement vos obligations légales.

En dehors de ces conditions, vous êtes plus ou moins libre d’archiver vos documents d’entreprise comme vous le désirez. Certaines organisations décident de sauvegarder leurs documents sur leurs ordinateurs ou leurs serveurs, alors que d’autres confient cette tâche un prestataire de services externe. Une solution dans le cloud peut aussi être envisagée, pour autant que la sécurité le permette. En somme, quel que soit votre choix, l’essentiel est que votre système soit indexable et que vous retrouviez rapidement vos documents. Et surtout, n’oubliez pas les backups !

Archiver des documents et des factures : un intérêt incontestable

Archiver des documents sous forme numérique n’est évidemment pas une démarche uniquement destinée à répondre aux exigences du gouvernement. Il s’agit de toute façon d’une mesure saine pour la croissance de votre organisation. Être capable de retrouver facilement et rapidement d’anciens documents et factures vous fera économiser du temps et vous donnera davantage de poids en cas de litige.

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