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Numériser ses documents : un bon scanneur ne fait pas tout !

11/16/2017

Vous envoyez vos factures au format électronique et numérisez vos factures entrantes ? Bien, mais il en faudra plus pour une stratégie digitale rentable.

Êtes-vous déjà entré dans l’ère du tout numérique ?

La révolution digitale n’est pas une prévision pour les années à venir. Elle est déjà en marche, ici et maintenant ! Bien sûr, tous vos documents ne demandent pas à être numérisés, et en tant qu’entreprise, vous ne devez pas suivre les moindres tendances émergentes. Il y a néanmoins des évolutions à côté desquelles vous ne pouvez tout simplement pas passer si vous souhaitez répondre aux attentes des consommateurs et aux défis économiques actuels. En numérisant des documents bien ciblés, vous et vos collaborateurs épargnerez un temps précieux, et améliorez aussi la satisfaction de vos clients en traitant vos documents administratifs plus rapidement. Dans tous les cas, il est évident que la numérisation vous donnera la possibilité de devancer d’un pas vos concurrents.

Numériser les factures ? Oui, mais…

De nombreuses PME entament, à juste titre, cette transformation digitale avec prudence. Bien souvent, ce sont les possibilités de mise en place d’une facturation électronique qui sont étudiées en premier lieu, une opération qui réduit les coûts d’impression et d’expédition du courrier. La sauvegarde des documents de travail dans le cloud fait elle aussi partie des premières mesures étudiées, tout comme la numérisation des factures entrantes…

Ensemble, ces trois mesures permettent aux entreprises des gérer de manière digitale l’ensemble de leur comptabilité et du flux de documents. Pourtant, celles-ci ne suffisent pas à mener à bon port la révolution digitale interne à votre entreprise. Sans la bonne infrastructure, vous devrez en effet rechercher chaque document numérisé de façon « manuelle » sur vos ordinateurs, l’envoyer par e‑mail à la bonne personne, qui l’imprimera sûrement par la suite, avant de le signer et de le renumériser. Ce processus est tout sauf efficace, et n’offre aucun gain de temps.

Numériser et gérer ses documents de manière digitale

Ce dont vous avez besoin n’est pas un scanneur ultraperformant, mais bien d’un logiciel qui gère le processus de A à Z depuis la numérisation de la facture jusqu’à son paiement. Un tel logiciel vous permet de traiter chaque fichier de manière électronique (comprenez sans imprimante) sans que vous deviez jongler entre les programmes informatiques.

Vous numérisez déjà vos factures, les sauvegardez dans le cloud et les envoyez par e-mail ? La prochaine étape consiste dans ce cas à utiliser un logiciel avec lequel vous :

  • envoyez vos factures numérisées au bon collaborateur ou département en un seul clic ;
  • définissez facilement des règles de validation pour des types de fichiers déterminés ;
  • pouvez ajouter des commentaires à vos factures ;
  • sécurisez de manière efficace vos factures ;
  • sauvegardez avec facilité vos factures, preuves de paiement et autres documents ;
  • pouvez rechercher tous vos documents dans un seul et même endroit.

Pour finir, vous devez vous assurer que votre suite logicielle soit parfaitement adaptée au logiciel de gestion comptable que vous utilisez. Les deux programmes doivent en effet interagir sans accroc, de sorte que vos collaborateurs n’éprouvent aucune difficulté à suivre minutieusement votre comptabilité.

Avantages de la dématérialisation du courrier

Avec OMS-500, Neopost apporte la réponse aux entreprises qui se demandent comment intégrer facilement le courrier entrant à leurs opérations numériques. OMS-500 vous permet de numériser votre courrier dès son arrivée, et met en place une automatisation des processus très pratique au sein de votre entreprise afin que vos documents soient transmis et validés d’un collaborateur à un autre en un rien de temps. OMS-500 simplifie ainsi la gestion de vos workflows et vous aide à économiser de l’énergie pour mener à bien d’autres tâches, élargir vos activités ou vous spécialiser davantage. Étant donné que les factures sont traitées plus rapidement, il est aisé de suivre vos finances de plus près. Autre avantage non négligeable du logiciel : vous économisez l’espace auparavant nécessaire à l’archivage de vos documents. Tout est désormais rangé et archivé de manière électronique.