numériser des archives d’entreprise

Numériser des archives d’entreprise : feuille de route

04/11/2017

Que faire avec les archives d’entreprises à une époque où le digital prime sur le papier ? C’est un défi auquel beaucoup d’entreprises doivent trouver une réponse. Une des options consiste à numériser les archives d’entreprise, ou du moins les documents pertinents. Vous gagnez beaucoup d’espace et travaillez plus efficacement, tandis que les documents restent accessibles à vos collaborateurs.

Numériser des archives existantes : se poser les bonnes questions

Numériser du courrier entrant est un jeu d’enfant, mais quid de tous les documents et dossiers en papier dans vos archives actuelles ? Même dans les petites entreprises, il est vite question de volumes importants. Cela vaut-il la peine de tout scanner et numériser sans distinction ? Peut-être pas : numériser des archives existantes coûte beaucoup d’heures de main d’œuvre. Cet investissement sera seulement rentable si vous travaillez de manière précise.

Lorsque vous envisagez des archives numériques, vous devez prendre plusieurs aspects en considération. Pour commencer : pourquoi voulez-vous numériser vos archives ? Quelles sont les tâches pour lesquelles vos collaborateurs utiliseront les archives numériques ? Et à qui doivent-elles être accessibles ? Avez-vous par exemple besoin de plusieurs niveaux d’accès ?

Le prix de la numérisation, de la sécurisation et du soutien technique pèsera aussi dans la décision finale. Sur base des coûts et bénéfices, vous pourrez calculer le retour sur investissement (ROI) attendu. Vous devez comparer les investissements aux économies (vous n’avez par exemple plus besoin d’archives en papier).

Étape 1 : que numériser ?

Dès que vous connaissez les besoins fonctionnels, le prix et les gains possibles, vous pouvez vous pencher sur la question de ce que vous devez ou non numériser. Certains documents sont par exemple indispensables sur papier et ne doivent peut-être pas être scannés. D’autres peuvent être trop vieux pour supporter la numérisation. Vous devrez, en d’autres termes, numériser de manière sélective, principalement en fonction de l’âge et de la pertinence des documents. Évaluez le nombre de documents qui doivent passer du papier au numérique et recalculez le coût précis que cette procédure implique.

Étape 2 : ‘go digital’

Avant de franchir le pas de la digitalisation, vous devez évaluer votre fonctionnement actuel et le moderniser si nécessaire. En effet, des archives numériques sont uniquement utiles si l’entreprise travaille principalement de manière digitale. Vous ne devez pas nécessairement opter pour une approche entièrement paperless, mais collaborer en ligne, enregistrer vos documents dans un cloud et scanner directement le courrier entrant sont des étapes indispensables pour faire de votre entreprise une organisation ‘digital first’. Avec ces applications (et d’autres, comme les banques en ligne et la facturation électronique), vous améliorez votre efficacité et vous vous débarrassez de nombreuses tâches administratives, ce qui permet à vos collaborateurs de se concentrer sur leurs tâches principales.

Attention : organisez suffisamment de formations sur votre nouvelle manière de travailler, car celle-ci ne sera pas évidente pour tout le monde. Vous pouvez aussi choisir de récompenser les collaborateurs qui passent pro-activement au travail numérique.

Étape 3 : embrassez le changement

Après la numérisation des documents pertinents dans vos archives, vous devez prendre les choses en main. Complétez ce trésor d’informations facilement accessible dans votre entreprise et tirez-en le meilleur parti. Pour commencer, abandonnez progressivement vos archives physiques et les anciennes technologies. Faites en sorte que vos archives numériques soient très faciles à utiliser. Pensez également à mettre une structure en place qui vous permettre de bénéficier d’un bon soutien de votre département IT ou une équipe technique. Selon toute vraisemblance, des maladies de jeunesse feront surface dans votre nouvelle manière de travailler. Mais si vous réagissez rapidement, ce nouveau fonctionnement bénéficiera d’un large soutien et le cadre de travail numérique ne fera que s’améliorer.