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Le logiciel de gestion de documents, un outil d’avenir

09/19/2017

La gestion optimale de données et de documents offre d’innombrables avantages, et qui sait, peut-être même de nouveaux clients. Découvrez dans notre article comment un bon logiciel de gestion de documents peut favoriser la croissance de votre entreprise.

Service de qualité = clients satisfaits

Un logiciel de gestion de documents vous permet d’améliorer votre service de diverses manières.

Centralisation et automatisation

Pour commencer, tous vos documents sont réunis en un seul endroit pratique. Vous n’aurez plus à vous tracasser à propos de vos autres logiciels : un bon logiciel de gestion de documents rassemble toutes vos données dans une interface pratique à utiliser et à paramétrer. Ceci implique que vous n’aurez pas à adapter vos logiciels existants comme votre système de comptabilité ou votre CRM, par exemple. Il vous sera alors très simple d’ajuster, de gérer et de suivre vos flux de documents avec efficacité.

Une communication multicanal sur mesure pour chaque client

Un logiciel de gestion de documents est par ailleurs indispensable si vous pratiquez la communication multicanal. Si vous désirez faire de vos prospects des clients fidèles et satisfaits, vous devrez investir dans plusieurs canaux de communication, que ce soit pour les entreprises de B2C ou de B2B voire B2G. Certaines communications passent mieux (pour vous comme pour votre client) lorsqu’elles sont envoyées par mail, alors que d’autres se prêtent mieux au téléphone ou à un point de contact physique. Un logiciel de gestion de document simplifie grandement la communication multicanal. Vous choisissez par exemple vous-même le support d’envoi de vos messages : par e-mail, par recommandé, par courrier ou par SMS ? À vous de voir. Il sera dès lors simple comme bonjour de personnaliser le customer journey de chaque client.

Réduction des frais

Autre aspect tout aussi important : l’économie financière générée par un système d’output management ou une solution similaire. Un exemple ? OMS-500 de Neopost, qui vous fera économiser du temps administratif et rendra votre courrier transactionnel et votre facturation plus efficaces. Vous économisez également sur les frais postaux, puisqu’il vous est beaucoup plus facile de rassembler les différents documents dans une enveloppe. Le logiciel vous permet en outre d’ajuster vos flux de travail en temps réel, sans recourir à l’intervention d’un IT. Enfin, la marge d’erreur est considérablement réduite : les retards et les erreurs de livraison sont désormais révolus.

La relation client

Certes, ces économies sont les bienvenues, mais la principale raison d’adopter un logiciel de gestion de documents réside dans le potentiel de croissance. La satisfaction de vos clients augmentera en effet à mesure que vos communications deviennent plus fluides. Au final, le bouche-à-oreille mis en place par les clients satisfaits attirera davantage de clients, qui auront confiance dans votre marque sur le long terme.

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Adopter un logiciel de gestion de documents

De nombreuses entreprises sont à la recherche de la bonne méthode pour mettre au point une stratégie numérique. Les logiciels de ce type les y aideront. Il est essentiel de choisir un système central unique incluant la communication traditionnelle (courrier postal) et capable d’améliorer votre communication numérique (e-mail, e-invoicing, SMS, réseaux sociaux…). Si vous devez faire appel à plusieurs systèmes différents, c’est que votre solution est inefficace. De la même manière, si vous passez à un système digital only, vous perdez un moyen de communication encore très important à l’heure actuelle.

Un logiciel alliant les envois classiques et numériques combine le meilleur de 2 mondes :

  • Vos clients bénéficient d’un service personnalisé
  • Vous gaspillez moins de papier dans votre entreprise
  • Le risque d’erreur est considérablement réduit
  • Vos données sont traitées en toute sécurité
  • Vous réduisez vos coûts