gestion du courier sortant

Gestion du courrier sortant : optez pour une approche complète

12/12/2016

Chaque organisation envoie des courriers ou des colis à ses clients, collaborateurs ou partenaires commerciaux. Quelle que soit l’ampleur de vos mailings, il est essentiel d’organiser l’envoi des courriers sortants aussi efficacement que possible. Découvrez comment optimiser votre gestion du courrier à tous points de vue.

Gestion du courrier traditionnelle

L’entrée dans l’ère du numérique a fait couler beaucoup d’encre sur la disparition des médias traditionnels, comme les livres, mais aussi le courrier postal. La réalité est plus nuancée : le courrier postal et le courrier numérique continuent à coexister, c’est pourquoi la gestion du courrier (enveloppes et colis) demeure cruciale.

Trois méthodes s’offrent à vous afin d’optimiser la gestion du courrier sortant de votre société :

  1. Les machines de mise sous pli s’occupent des tâches boudées par tous : plier le courrier et le mettre sous pli, avant de fermer les enveloppes. Elles vous font non seulement gagner du temps, mais elles permettent aussi à vos collaborateurs de la section courrier ou de la réception de se concentrer sur des tâches importantes.  
  2. Les machines à affranchir vous rapprochent un peu plus de la gestion du courrier optimale. Les machines à affranchir sont précises au centime près et sont capables de traiter des milliers de lettres par jour. Économiser jusqu’à 30 % sur ses frais de courrier ? C’est possible !
  3. Et bien entendu, chaque société doit trouver une manière intelligente de collecter et de trier son courrier. Réfléchissez à une méthode efficace pour organiser la collecte du courrier sortant. Vos factures seront ainsi plus rapidement envoyées au client et vous vous exposerez moins au risque de perdre du courrier.

Gestion du courrier électronique

Qu’en est-il du courrier électronique ou des e-mails sortants ? Eux aussi gagneraient sûrement à être organisés plus efficacement. Voici quelques points à intégrer absolument dans votre gestion du courrier électronique :

  • Un système d’adresses électroniques qui vérifient que les adresses utilisées sont toujours valides. Le logiciel de Master Data management permet de répondre à ce besoin.
  • Un système destiné à collecter les documents électroniques, comme les factures en format PDF. Cela vous permettra d’envoyer une email avec plusieurs pices jointes lorsqu’elles sont adressées au même destinataire. Ce système  se chargera en plus de les personnaliser selon le style de votre société avant de les envoyer.
  • Un logiciel qui s’occupe de vos envois par mail, fax ou même par SMS.

Externaliser votre courrier sortant ?

Il arrive parfois que vous préfériez livrer certains documents importants sur papier à vos clients ou à vos fournisseurs. Libre à vous de vous occuper vous-même de leur impression, mise sous pli et affranchissement (avec l’aide des machines nécessaires). Pour les grandes quantités, vous pouvez aussi laisser OMS-500 les imprimer, mettre sous pli et affranchir pour vous. Avec ce système, vous confiez la livraison de vos messages à un partenaire professionnel, que ce soit par SMS ou par courrier. Il vous suffit de quelques clics pour soumettre une tâche et nous nous occupons du reste.