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MSA-6000, pour une facturation aisée à des tiers

02/01/2017

Dans les organisations de grande envergure comptant plusieurs départements, comme les banques, les universités ou les organes gouvernementaux, le traitement du courrier est un processus complexe, qui nécessite une solution efficace sur mesure. S’occuper manuellement de l’ensemble du courrier sortant (ainsi que de son reporting et de sa facturation) n’est désormais plus envisageable : cela monopolise trop de personnel et coûte beaucoup plus que le strict nécessaire.

Pour répondre à la demande des grandes entreprises et organisations sur le marché postal, Neopost a mis au point MSA-6000, un système intégré optimisant tout le processus. Les possibilités qu’offre MSA-6000 sont infinies, puisque chaque appareil est configuré sur mesure selon les besoins du client. En outre, il s’agit du seul système de ce type sur le marché.

Dans cet article, nous vous présentons les nombreux atouts de MSA-6000 :

  • Simplifie la pesée et l’affranchissement/le timbrage ;
  • Gère la facturation aux clients ou aux services internes ;
  • Évalue clairement les frais et les marges ;
  • Peut être étendu à un système de tri idéal. 

Tri et reporting manuels

Les grands établissements et organisations disposent souvent d’un service général qui prend en charge les tâches administratives pour les autres départements. Le traitement du courrier sortant en fait partie. Autrefois, le procédé était uniquement manuel : les collaborateurs devaient compter et contrôler eux-mêmes tous les colis et lettres. Désormais, une partie de l’opération est automatisée grâce à une machine à affranchir ou à des systèmes de tri.

Pourtant, le bât blesse toujours au même endroit : le reporting. Depuis la libéralisation du marché postal, on dénombre de multiples sociétés postales en Belgique, chacune proposant des tarifs spécifiques. Quand on collabore avec ce genre de services, il convient de tenir compte des différents tarifs à appliquer, puis de les répercuter sur les clients ou sur les services internes. C’est loin d’être une sinécure quand tout le processus est manuel ! 

Les nombreuses possibilités de MSA-6000

Le système de reporting MSA-6000 est la solution ultime pour les banques, les universités, les établissements publics et autres organismes de grande envergure qui souhaitent confier à autrui le traitement du courrier sortant pour leurs différents départements. Les sociétés sur le marché postal, qui collaborent souvent avec des services sociaux, accueilleront elles aussi MSA-6000 à bras ouverts.

Fonctionnalités principales

MSA-6000 est une solution tout-en-un :

  • Module de pesage dynamique qui reconnaît automatiquement le poids des envois. Pour les courriers de minimum 85 x 127 mm et maximum 330 x 330 mm. Extensible à d’autres plateformes de pesage pour les colis.
  • Imprimante pour les cachets d’affranchissement capable de traiter jusqu’à 210 enveloppes par minute !
  • Ordinateur qui indique le poids et le coût d’affranchissement de chaque courrier dans une base de données. Celles-ci peuvent être compilées et exportées pour effectuer des reportings avancés.

Simplification du reporting et de la facturation

MSA-6000 offre notamment une valeur ajoutée énorme pour le reporting et la facturation aux clients et aux services internes. Les données des courriers envoyés peuvent être facilement importées dans un système de comptabilité, pour une facturation simple comme bonjour. MSA-6000 va même plus loin : il peut aussi générer des factures lui-même, mais aussi des formulaires d’offre.

 

Reporting vs tarifs divers

Votre organisation collabore avec différentes entreprises postales ? MSA-6000 ne manquera pas de faciliter le traitement de votre courrier. Les tarifs postaux pratiqués sont en effet entièrement programmables, ainsi que les frais de traitement, les réductions (spécifiques aux clients ou aux produits) ou les autres services facilitaires. Par ailleurs, les coûts exacts sont toujours parfaitement calculés, tant pour vous que pour vos départements/clients. Les prix nets et les prix facturables sont calculés automatiquement, de sorte que la marge bénéficiaire entre les deux vous apparaît plus clairement.

 

Une solution sur mesure que nous améliorons continuellement

MSA-6000 n’est pas un simple appareil, mais une solution sur mesure. Chaque organisation a ses propres besoins et modes de fonctionnement. C’est pour cette raison que Neopost propose un MSA-6000 personnalisable, pour répondre parfaitement aux exigences de chaque client.

Parmi les multiples possibilités, citons :

  • Transformer l’outil de reporting MSA-6000 en une solution complète de comptabilité /machine de tri. Cette version du MSA-6000 trie facilement tout le courrier sortant en fonction du poids, du format, de l’adresse ou d’une combinaison de ces critères. La quantité de bacs à courrier dépend des besoins du client. 
  • MSA-6000 a été spécialement conçu pour qu’une personne atteinte d’une limitation fonctionnelle (par exemple, dans un cadre professionnel social) puisse le prendre en charge facilement. Les couleurs affichées à l’écran aident ainsi à reconnaître en un clin d’œil les différentes fonctions et entreprises postales. 
  • MSA-6000 peut accueillir des stations supplémentaires, manuelles ou administratives. Ces dernières permettent à d’autres collaborateurs d’effectuer des tâches au même moment sans monopoliser l’unité principale.
  • Dans l’optique d’accélérer le processus d’affranchissement, on peut adjoindre un scanner de code-barre en ligne à MSA-6000, chargé d’identifier chaque enveloppe. Plus besoin de déterminer manuellement à quel client est adressé chaque courrier !

Économiser, optimiser et croître

MSA-6000 vous épargne les tâches fastidieuses, comme la comptabilité et éventuellement le tri manuel. Mais cette automatisation ne vous fait pas seulement gagner du temps et de l’argent : MSA-6000 vous permet aussi d’optimiser les tarifs postaux. Désormais, vous n’êtes plus lié à un tarif unique, vous avez la possibilité de les comparer et de choisir celui qui vous convient le mieux. Le système facture le tarif adapté au bon destinataire, ce qui accélère grandement le processus. 

MSA-6000, la solution sur mesure pour votre entreprise, pourrait bien être le coup de pouce nécessaire pour encourager la croissance de votre société. Vous désirez en savoir plus ? Contactez nos experts sans engagement.