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Vous devez envoyer des factures électroniques aux pouvoirs publics ? PEPPOL est votre meilleur allié !

10/03/2018

Depuis le 1er janvier 2017, l’administration n'accepte plus que des factures électroniques. Et les possibilités sont plus nombreuses qu'en envoyant une simple facture au format PDF.

Depuis le 1er janvier 2017, l'administration n'accepte plus que des factures électroniques. Elles rendent ainsi service à l'environnement, mais assurent également une énorme augmentation d'efficacité et des économies pour tous les intervenants. La facturation électronique réduit la marge d'erreur et offre plus de possibilités que l'envoi de factures au format PDF.

Quelle est la manière la plus pratique d'envoyer vos factures à l'administration et à vos autres clients ? Découvrez PEPPOL (Pan European Public Procurement Online), le modèle adopté par les autorités dans le but de standardiser et simplifier le flux de documents relatifs aux appels d'offres.

Facturer électroniquement au format de la loi

L'administration impose à ses fournisseurs d'envoyer les factures sur PEPPOL. Les entreprises devraient elles aussi adopter cette méthode entre elles dans un avenir proche. Vous devez toutefois tenir compte des facteurs suivants :

  • Pour la facturation électronique, n'utilisez qu'un format XML conforme à la norme européenne UBL-CENBII.
  • Les factures doivent être déposées auprès de l'administration, mais vous pouvez aussi procéder plus intelligemment en intégrant PEPPOL dans votre système de facturation.

 

Facturer intelligemment à l'administration avec PEPPOL

Comment PEPPOL fonctionne-t-il exactement ? La facturation électronique s'opère depuis des points d'accès (Access Points) par lesquels l'expéditeur et le destinataire échangent des informations. La facture est livrée au format XML à un Access Point qui transfère celle-ci à Mercurius, l'Access Point de l'administration. Tous les utilisateurs sont enregistrés dans le réseau avec des numéros d'identification uniques. Les entreprises et l'administration peuvent ainsi se reconnaître automatiquement, ce qui met définitivement un terme aux factures fantômes et aux malentendus entre l'expéditeur et le destinataire. Le travail de personnalisation devient superflu, vu que tout se fait automatiquement suivant un modèle fixe (mais vous pouvez toujours ajouter certains accords professionnels spécifiques à vos factures).

Réduisez le délai de paiement de vos clients

Passer à un système complètement différent pour des missions ponctuelles pour l'administration ? Ce serait absurde. Heureusement, PEPPOL offre un autre avantage considérable : il peut tout aussi bien être utilisé pour les factures B2B. Et en facturant par voie électronique, vous réduisez le délai de paiement. Grâce à leur structure standardisée, ces factures peuvent être introduites automatiquement dans le système comptable du destinataire, ce qui garantit un traitement bien plus rapide et un paiement de la facture dans le délai convenu.

De plus, cette méthode vous fait économiser de nombreux frais. Saviez-vous par exemple que l'impression et l'envoi par voie postale d'une facture coûtent en moyenne 4,44 €, là où sa version numérique ne coûte que 1,20 € ? Vous pouvez intégrer parfaitement PEPPOL à votre ERP.

Comment effectuer la transition ?

OMS-500 de Neopost est une solution simple d'utilisation et abordable pour les PME qui débutent dans la facturation électronique avec PEPPOL. Le logiciel OMS-500, que vous associez tout simplement à votre système d'entreprise, génère un document XML spécifique pour la facturation électronique, qui reprend de manière structurée les valeurs obligatoires telles que le numéro de TVA, le montant de facturation et le numéro d'entreprise. OMS-500 transfère la facture et le document XML vers un Access Point par le biais duquel ils arrivent chez le destinataire. Vous ne pouvez utiliser OMS-500 que pour PEPPOL, mais de nombreuses autres possibilités et canaux de sortie sont disponibles, étant donné que PEPPOL n'est qu'une norme parmi tant d'autres utilisées en Europe.

 

Cela vous intéresse ? N'hésitez pas à nous contacter, nous analyserons ensemble les possibilités.