Du format papier au numérique : un changement radical ?

Du format papier au numérique : un changement radical ?

07/03/2017

Comment faire pour instaurer cette fameuse transformation numérique nécessaire au sein de votre entreprise ? Est-ce un processus qui nécessite un changement radical ou est-il possible de passer du format papier au numérique étape par étape ? Nous vous l’expliquons dans cet article.

Passer du format papier au numérique : un jeu d’enfant

Ces derniers temps, on parle beaucoup d’innovation disruptive et de disruption numérique. Ces termes, qui peuvent sembler pompeux, renvoient au fonctionnement actuel, qui se fonde sur les nouvelles technologies numériques. Vous avez l’impression que la disruption est réservée à des entreprises comme Netflix, Uber et Tesla, des pionniers qui ont révolutionné notre consommation de loisirs et notre mobilité ? Ce n’est pas nécessairement le cas.

Numériser d’abord, transformer ensuite

La transformation numérique ne se limite pas aux sociétés technologiques ou aux start-ups américaines. Les petites et moyennes entreprises issues de secteurs plus stables ont également tout à gagner de la transformation numérique. C’est un processus qui peut être mené étape par étape.

Dans ce contexte, il est important de faire la distinction entre la transformation numérique et la numérisation. La numérisation fait référence au passage du format papier au numérique. Il s’agit d’une première étape cruciale, par laquelle votre organisation est à nouveau en phase avec son temps, ce qui lui permettra de relever de nouveaux défis. Ce processus peut vous aider à économiser, mais la numérisation est également nécessaire pour servir vos clients et partenaires de manière actuelle et qualitative. Ainsi, en 2017, un fournisseur d’énergie doit absolument passer à la facture numérique ou proposer une application destinée à surveiller sa consommation énergétique.

La numérisation peut servir de base à une transformation numérique, qui va encore plus loin. Il s’agit d’une approche stratégique qui vous sera nécessaire en tant qu’entreprise afin de résister aux nouveaux acteurs numériques, plus souples et plus innovants, mais aussi capables de renverser complètement le marché. La transformation numérique vous aidera à vous adapter et à résister à la concurrence en offrant un meilleur service et un fonctionnement ultra efficace.

Une numérisation progressive

En résumé, avant de passer à la stratégie numérique, il vous faudra numériser tous les aspects de votre entreprise. Le mieux est d’adopter une démarche progressive :

  1. Commencez par digitaliser votre documents et processus internes (stockage dans le Cloud, Skype for Business et CRM mobile).
  2. Une fois que ces outils seront bien implémentés, attaquez-vous à la communication avec vos clients. Pourquoi ne pas automatiser vos envois de factures par exemple ?
  3. Optez pour une communication omnichannel : parfois, une lettre en papier est idéale, parfois c’est un e-mail, mais vous pouvez aussi communiquer via Facebook, WhatsApp, un chat, des formulaires Internet… Veillez à rassembler toutes les données à ce sujet dans votre CRM.
  4. Lors de la phase suivante, vous pouvez progressivement réduire la paperasse de vos clients. Proposez une facturation numérique et éliminez les factures papier. D’ailleurs, pourquoi ne pas utiliser immédiatement la facturation électronique en format standardisé ?

Cette méthode progressive présente le grand avantage de ne pas vous exposer à un risque financier, tout en vous offrant des gains en matière d’efficacité. Vos collaborateurs, vos fournisseurs et vos clients auront en outre le temps de s’y adapter.

Gestion des documents numériques

Neopost possède l’expertise nécessaire pour aider les entreprises en matière d’innovation et de croissance, grâce à des solutions de gestion de documents professionnels. Une grande partie de la communication passe encore souvent par les canaux traditionnels – et à juste titre -, c’est pourquoi nos solutions se destinent à la fois aux supports numériques et analogiques.

En voici deux exemples :

  • Neotrax est un logiciel qui conserve dans un dossier unique tous vos documents transactionnels, comme les factures et les bons d’achat, de sorte que vous pouvez les consulter partout. Neotrax vous permet de numériser facilement vos factures entrantes, puis de les répartir en interne. Vous disposez immédiatement d’une archive numérique couplée à votre système de comptabilité.
  • Le système Omni-channel Output-management OMS-500 vous permet de contrôler toutes vos communications avec votre clientèle. Grâce à OMS-500, vos collaborateurs peuvent préparer rapidement et facilement tous les documents à envoyer aux clients de manière personnalisées. Le logiciel adapte le contenu selon le profil du destinataire et rend vos communications plus pertinentes et plus attractives. Cecisans devoir bricoler les données de votre ERP, CRM ou autre base de données : OMS-500 utilise les données disponibles, sans les modifier, afin d’obtenir la communication client désirée.