bureau sans papier

Un bureau sans papier : utopie ou réalité ?

01/11/2017

Auparavant, un bureau sans papier était tout simplement inconcevable... Mais cette époque semble révolue. En effet, vous pouvez désormais éliminer autant que possible l’usage de papier au sein de votre entreprise. Découvrez tous nos conseils dans cet article !

D'où vient ce rêve d'un bureau sans papier ?

Le scientifique britannico-américain Frederick Wilfrid Lancaster avait déjà imaginé le concept du bureau sans papier en 1978. Le rêve d'une organisation plus efficace, où la communication se déroule principalement de manière numérique, est devenu réalité à l'aube de l'an 2000. Grâce à l’essor d'Internet, des e-mails et du cloud, il est désormais tout à fait possible de gérer un bureau sans papier. Les avantages parlent d'eux-mêmes :

  • Vous économisez de l'argent et vous gagnez une place considérable prévue à l’origine pour les archives.
  • Votre entreprise est plus productive.
  • Il est plus facile de partager les informations.
  • Les documents confidentiels sont mieux protégés.
  • Vous contribuez au respect de l'environnement.

La numérisation des bureaux est une question personnelle. De nombreuses entreprises font la transition sans hésiter, car de plus en plus de consommateurs souhaitent recevoir des messages et des factures électroniques. Certains clients restent toutefois fidèles aux enveloppes traditionnelles dans la boîte aux lettres.

Objectif bureau sans papier (ou presque) en trois étapes 

1. Gérer le plus de documents internes en numérique

En centralisant toutes les données sur le cloud, vous générez un incroyable gain de temps et de place. Vous devez confier un document à un collègue ? Ne l'imprimez pas, mais transférez-le sur une plateforme en ligne telle que Office365, Google Drive ou DropBox. Plus besoin d'imprimante et plus de temps perdu !

2. Opter pour les factures électroniques 

La facturation joue un rôle essentiel dans tout le courrier entrant et sortant. Heureusement, la facturation électronique est très facile à mettre en place. Deux options s'offrent à vous :

  • L'envoi numérique : par exemple un fichier PDF dans un e-mail.
  • L’externalisation : Vous confiez l’envoi physique de vos factures à un partenaire externe.

3. Scanner les documents et les archiver au format numérique

Vous pouvez même numériser les documents qui entrent par les canaux traditionnels. Moins vous conservez de papier, plus vous gagnez de la place. Sans compter que cette démarche vous aide à mieux développer vos activités et vos services. Il suffit en effet de quelques secondes pour retrouver tous les documents numériques plutôt que de perdre du temps à fouiller dans les archives matérielles.

Pour scanner le courrier entrant et le conserver de manière numérique, nous vous conseillons la solution la plus rentable : Neotrax.

Communication multicanal

Bien entendu, il ne faut pas pour autant bannir le format papier du bureau. Surtout pour les PME, l'objectif d'un bureau sans papier n'est pas toujours réalisable. L’important est de faire la distinction entre les canaux de communication. Certains sont très bien tels qu’ils sont, tandis que d'autres gagneraient à être convertis au format numérique pour en tirer le meilleur profit.