audit interne gestion des documents

Pourquoi un audit interne de votre gestion des documents est une bonne idée

10/01/2018

Même si votre entreprise est en règle vis-à-vis du RGPD, les raisons de soumettre votre gestion des documents à un audit interne régulier ne manquent pas.

Mai 2018 a marqué un tournant avec l'entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Votre entreprise doit ainsi avoir fait l'inventaire de toutes ses « informations personnelles identifiables » à caractère privé et donc sensibles. Votre gestion des documents doit elle aussi avoir été organisée conformément au RGPD. Si vous n'avez pas encore procédé à un audit interne de votre gestion des documents, il est plus que jamais grand temps de le faire. Même si votre entreprise est en règle vis-à-vis du RGPD, les raisons de soumettre votre gestion des documents à un audit interne régulier ne manquent toutefois pas.

 

Une gestion critique des documents est indispensable

Organiser de temps à autre un audit interne de votre gestion des documents est indispensable, car c'est le seul moyen de numériser vos processus d'information dans les temps et de manière efficace. C'est aujourd'hui incontournable si l'on veut devancer la concurrence et offrir aux clients le service qu'ils attendent. Une analyse critique de votre système de gestion des documents vous permet d'économiser de l'argent, de régler rapidement des problèmes, d'affronter les défis futurs de façon proactive et d'attirer plus facilement les clients, et ce de pas moins de cinq manières.

 

Vos clients sont aidés plus vite et mieux

Les consommateurs achètent toujours plus en ligne et n'hésitent pas à se plaindre sur les médias sociaux. Réagir immédiatement à des questions et commentaires est dès lors indispensable pour garantir la satisfaction de vos clients et préserver votre réputation. La meilleure approche ? Elle passe par un système de gestion des données qui vous permet de voir sur un seul écran et en un seul clic toutes les informations clients pertinentes (données actuelles et historiques). S'il est bien mis en œuvre, ce système vous procure même de nouveaux clients.

Vos collaborateurs retirent davantage de satisfaction de leur travail 

Grâce à un flux de documents numériques bien structuré, vos collaborateurs peuvent se concentrer entièrement sur leurs tâches principales. Ils ne perdent par exemple plus de temps dans le fond des armoires à dossiers ou à chercher des informations en ligne : tout se trouve directement en quelques clics de souris. Même recevoir du courrier et en envoyer peut aujourd'hui se faire de manière électronique. 

Une archive numérique n'est jamais perdue 

Une archive papier ne résiste pas à l'incendie, aux catastrophes naturelles, au vol, etc. En revanche, une archive numérique n'est jamais perdue, à condition que vous effectuiez des sauvegardes  en temps utile et que vous les conserviez à un autre endroit ou dans le cloud.

Toujours en règle avec la loi 

Si le RGPD est aujourd'hui au cœur de toutes les conversations, il est évident qu'une autre législation apparaîtra demain et que vous devrez à nouveau adapter votre gestion des documents. Un flux de travail numérique associé à des audits internes réguliers vous permet heureusement d'entreprendre les actions nécessaires rapidement et simplement. Songez par exemple à la suppression automatique de documents à l'issue du délai de conservation, de plus en plus souvent imposée.

Une économie de temps est une économie d'argent 

Consommer moins de toners et de papier est une économie évidente qu'un flux de travail numérique vous garantit, mais le travail sans papier engendre d'autres économies indirectes. Imaginez : un collaborateur coûte 20 euros par heure à chaque entreprise et passe chaque jour une heure à chercher et ranger des documents. Autrement dit, il passe 200 heures par an avec des documents sans ne pouvoir rien y changer. Prix total pour l'entreprise : 4 000 euros. Autant de frais qui disparaissent totalement si votre entreprise utilise un système de gestion des documents numériques, qui permet d'effectuer des recherches dans les données et stocke les informations automatiquement dans les bons dossiers.