comptabilité en ligne

“Au secours, ma comptabilité en ligne va mal !”

06/16/2017

Que vous vous occupiez du bon fonctionnement de votre société ou exclusivement de la facturation en ligne, une erreur est vite arrivée. La comptabilité en ligne n’est pas toujours simple à comprendre et à gérer, surtout au vu des récentes innovations en la matière. Votre comptabilité va (presque) mal ? Voyons si nous pouvons vous être utile avec quelques conseils !

La comptabilité en ligne est en mouvement

La numérisation a un impact sur le monde de la finance et des entreprises. Ainsi, la comptabilité est tout à fait différente aujourd’hui par rapport à il y a dix ou vingt ans. Pensez par exemple à la comptabilité par scan ou à l’e-invoicing automatiquement lisible au format UBL européen.

Mais les changements majeurs se situent dans les logiciels de comptabilité en eux-mêmes. Là où les solutions de comptabilité se résumaient autrefois à un logiciel peu accessible, il s’agit désormais d’un ensemble complet, dans lequel vos collaborateurs et collègues peuvent introduire et consulter des données en permanence. Au bureau, mais aussi sur la route via leur laptop, leur tablette ou leur smartphone. Grâce à la synchronisation en temps réel, plus besoin d’attendre un rapport mensuel ou annuel afin d’effectuer les analyses et de corriger le cap.

Votre comptabilité en ligne va mal ?

Vous tombez des nues face à l’état de vos comptes ? Vous avez peut-être raté le train de la comptabilité en ligne. Découvrez nos trois conseils pour remettre votre comptabilité d’aplomb.

1. Numériser les factures entrantes plus efficacement

Vous avez beau vous démener pour digitaliser votre entreprise et tenir tête à vos concurrents, vous collaborez sûrement avec de multiples organisations qui font seulement leurs premiers pas dans la modernisation. En d’autres termes : ne condamnez pas tout de suite votre boite aux lettres, vous recevrez encore du courrier postal pendant des années, comme les factures de vos clients et fournisseurs, par exemple. Est-il pour autant incompatible avec votre comptabilité (numérique) ? Pas nécessairement. Si vous numérisez immédiatement vos factures entrantes, vous économiserez de l’espace de stockage physique, et tous vos documents se trouveront directement au même endroit en ligne. Le traitement des factures numériques s’effectue en un tournemain.

En pratique, le logiciel Neotrax vous permet de scanner, indexer, répartir et consulter facilement vos factures depuis votre système de comptabilité.

2. Le meilleur logiciel de comptabilité ?

On ne change pas de logiciel de comptabilité chaque année, et heureusement, parce qu’il s’agit d’un processus chronophage et propice aux erreurs. Malgré tout, si vous avez l’impression que votre programme actuel vous limite, il peut être judicieux de chercher une autre solution. Il existe actuellement de nombreuses applications sur le marché, qui vous permettent par exemple de réaliser des rapports automatiques.

En pratique, comparez les différents logiciels et calculez le temps qu’ils vous feront gagner. Vous saurez ainsi directement si l’investissement en vaut la peine.

3. Optez pour l’e-invoicing

L’e-invoicing va bien plus loin que le simple envoi de factures au format PDF. Grâce à la méthode UBL, les informations sont automatiquement reconnues, ce qui évite au destinataire de devoir scanner ses factures. Une bonne nouvelle pour vos clients et fournisseurs, mais une méthode qui vous fait aussi gagner du temps (elle permet notamment d’envoyer ses factures aux administrations publiques). Outre le gain de temps, vos factures sont aussi payées plus rapidement et vous bénéficiez plus facilement de réductions de vos partenaires professionnels. Et enfin, l’e-invoicing réduit le risque d’erreurs tout en disposant à tout moment d’une comptabilité en ligne à jour.  

Comment faire ? Le logiciel OMS 500 de Neopost peut vous aider à effectuer la transition en douceur, avec à la clé d’innombrables avantages.