automatisation du courrier

Optimiser le rendement d’une PME grâce à l’automatisation du courrier

08/02/2017

Saviez-vous que vous pouvez améliorer l’efficacité et le rendement de votre entreprise (et par conséquent réaliser de belles économies) grâce à l’automatisation du courrier ? De nombreuses PME ont testé et approuvé cette solution. Cet article vous convaincra vous aussi de tous ses avantages.

Préserver le rendement de votre PME

En tant que gérant d’une PME, vous êtes personnellement responsable de la santé financière de l’entreprise. Vous vérifiez tous les résultats obtenus parce que vous savez que chaque investissement et chaque prêt devront être remboursés par la suite. C’est pourquoi vous ne devez pas lésiner sur les petites économies quotidiennes (auxquels vous n’aviez peut-être pas encore pensé) ! Réduire les coûts d’un ou deux pour cent sur un rendement quotidien ou hebdomadaire peut signifier un profit bien plus important à long terme.

Les possibilités offertes par l’automatisation du courrier sortant

Depuis des années, Neopost se spécialise dans les différentes manières d’optimiser l’envoi du courrier. Nous sommes donc en mesure de conseiller les PME sur la manière de traiter et envoyer le courrier plus efficacement et à moindre coût.

L’envoi régulier des lettres, factures, devis et autres documents (que ce soit à des clients, des prospects, des fournisseurs ou à des partenaires d’affaires) est un processus pour lequel il est possible de réaliser de belles économies. En effet, ce que vous effectuez aujourd’hui manuellement et à petite échelle peut être effectué à grande échelle par Neopost via un partenaire externe. L’envoi de votre courrier devient ainsi plus professionnel et plus rapide

Quelles sont les tâches précises que vous pouvez automatiser ?

  • L’impression de lettres, factures et autres documents
  • La mise sous pli des documents
  • L’adressage des enveloppes
  • L’affranchissement des enveloppes
  • L’envoi du courrier sortant

Lisez également : Comment imprimer et envoyer efficacement le courrier sortant ?

Optimiser l’envoi de courrier avec OMS-500

Le logiciel OMS-500 est notre réponse au besoin qu’ont les grandes et petites entreprises de procéder à l’automatisation du courrier de A à Z.

Vous ne perdez plus un temps précieux pour imprimer les adresses, peser et affranchir les enveloppes, trier et mettre sous pli le courrier… Avec OMS-500, vous contrôlez le processus complet en un tournemain derrière votre PC.

À d’autres égards, OMS-500 vous permet de tirer le meilleur profit de l’envoi du courrier. Vous pouvez par exemple choisir de ne pas envoyer certains messages par la poste, mais par fax ou e-mail. Il est également possible d’envoyer des lettres par recommandé. La communication multicanal devient donc simple comme bonjour pour les PME disposant de ressources limitées. 

Gain d’efficacité grâce à l’automatisation du courrier

L’automatisation du courrier avec l’application OMS-500 peut aider les PME à améliorer les processus importants et, en parallèle, à développer plus de possibilités dans le domaine de la communication avec les clients. Vous économisez donc de l’argent sans mettre en péril la croissance de votre entreprise. Au contraire, vous bénéficiez d’un gain d’efficacité non négligeable :

  • Vos collaborateurs gagnent un temps précieux étant donné que les documents à imprimer et à envoyer seront déjà triés selon le destinataire, le pays ou le type de documents.  En combinant OMS-500 avec nos machines de mise sous pli et machines à affranchir, vos collaborateurs peuvent en tout sérénité se concentrer sur d’autres tâches où le travail humain fait réellement la différence.
  • Vous rendez la mise en page de vos documents et factures plus attrayante
  • Vous ajoutez des codes de lectures sur chaque document pour s’assurer que chaque document est bel et bien inséré dans chaque enveloppe. Dès qu’un document manque, vous serez en mesure d’identifier l’enveloppe défectueuse.
  • Vous personnalisez vos documents en ajoutant des publicités ou des annonces selon les achats de vos clients ou selon leur profil géographique par exemple
  • En combinant différents documents pour un même destinataire dans une seule enveloppe, vous pouvez réduire les frais postaux.
  • Les erreurs engendrées par un travail manuel sont évitées.
  • Avec OMS-500, vos factures atterrissent plus rapidement dans la boîte aux lettres de vos clients, augmentant ainsi les chances d’un paiement plus rapide de leur part.