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Digitaliser le traitement de votre courrier entrant, quels avantages?

09/05/2017

Dites adieu aux sacs en jute d’antan, le traitement du courrier entrant est entré dans l’ère digitale ! Vous pensez que la digitalisation est un processus complexe et laborieux ? Bien au contraire ! Poursuivez votre lecture et découvrez comment un traitement digital du courrier vous en facilitera la distribution et le suivi.

La transition vers une salle du courrier digitale

Au sein d’une salle du courrier traditionnelle, le chaos règne en maitre. En effet, dès l’arrivée des sacs ou bacs de courrier commence un travail de distribution à petite ou grande échelle. Des employés trient le courrier en fonction des départements de l’entreprise et s’assurent ensuite que les lettres ou colis arrivent à destination. Ce processus se compose de nombreuses opérations successives : vider les sacs postaux, trier le courrier, le catégoriser et le distribuer depuis la salle du courrier vers les différents bureaux à l’aide de chariots conçus à cet effet. Un travail coûteux et peu efficace, sans parler des lettres qui se perdent parfois dans la nature. Et lorsqu’il s’agit de factures, l’opération se complique encore un peu plus… Celles-ci doivent en effet passer par de nombreux services différents de l’entreprise.

Il va donc sans dire qu’une salle du courrier digitale vous épargne de nombreux problèmes logistiques, à commencer par le travail manuel de distribution du courrier. Le courrier entrant est directement numérisé et distribué non pas de manière physique mais digitale. Détrompez-vous, ce système n’est pas uniquement réservé aux grandes entreprises. Sous réserve de quelques petites conditions, les entreprises de petite taille peuvent elles aussi amorcer une transition vers une salle du courrier digitale.

Conditions de mise en œuvre d’un traitement digital du courrier

Vous vous demandez s’il est intéressant d’investir dans un traitement digital de votre courrier entrant ? Vérifiez ci-dessous les conditions que doit remplir votre entreprise pour mettre en œuvre un système de ce type. À vous d’ensuite décider si vous effectuerez la transition vers un traitement entièrement digitalisé du courrier au sein de votre entreprise.

Intégration dans un logiciel ERP et de comptabilité

Veillez à ce que les données extraites du logiciel de traitement du courrier soient aussi importées de manière automatique, et donc consultables, dans un logiciel ERP et de comptabilité. La transition vers un traitement digital du courrier n’en sera que plus douce étant donné que vos employés ne devront pas constamment basculer d’un programme à l’autre pour récolter les informations dont ils ont besoin.

Reconsidérer la fonction des employés en charge du courrier

Les employés en charge du courrier, qui assumaient jusqu’alors une fonction logistique, verront leur rôle au sein de l’entreprise évoluer. Une grande partie du travail des employés en charge du courrier se concentrera à présent sur la coordination et le contrôle de la qualité. Leur offrir une nouvelle formation est bien entendu indispensable, leur nouvelle fonction nécessitant des connaissances en informatique et gestion des flux d’informations. Prévoyez donc les formations et ateliers nécessaires pour les former à leur nouveau rôle.

Sensibiliser et former les employés au traitement digital du courrier

Les employés en charge du courrier ne sont pas les seuls collaborateurs à devoir se familiariser avec la digitalisation du courrier entrant. Cela vaut pour tous les employés de l’entreprise. La transition vers une salle du courrier digitale aura notamment une incidence non négligeable sur les méthodes de travail des services comptabilité. Afin de s’assurer que tous vos employés soient en phase avec la transition, mieux vaut accomplir un travail de sensibilisation et prévoir une formation interne. De cette manière, tous les employés se sentiront concernés et collaboreront plus efficacement, pour un gain de temps et d’argent à long terme.

Avantages de la digitalisation du courrier entrant

Les entreprises qui franchissent le pas de la digitalisation du traitement du courrier en retirent de nombreux avantages. Elles épargnent non seulement un temps précieux pour le traitement du courrier, l’archivage et le travail de recherche, mais voient aussi s’accroître l’efficacité de nombreux autres processus. Grâce à la digitalisation, les employés peuvent en effet se consacrer davantage à leurs tâches principales et se sentent moins ralentis dans leur travail par le traitement du courrier. La marge d’erreur est par ailleurs drastiquement réduite et le traitement du courrier plus sécurisé.

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